Что такое тайм-менеджмент. Объясняем простыми словами
Тайм-менеджмент используется как в бизнесе, так и в повседневной жизни. Представьте, что за один день вам нужно успеть написать отчёт на работе, убрать квартиру, сходить в тренажёрный зал, помочь ребёнку с домашним заданием и сделать ещё несколько дел. Если не рассчитать правильно время, то велик риск закончить всё глубокой ночью или не закончить вообще. С помощью техник и методов тайм-менеджмента можно сократить время на запланированные дела в несколько раз.
Пример употребления на «Секрете»
«Сотрудник, постоянно задерживающийся на рабочем месте, зачастую не успевает в достаточной степени отдыхать и восстанавливаться. Как результат, падает общая работоспособность, начинают проявляться признаки выгорания. Кроме того, очень часто задержка на рабочем месте связана с неэффективным тайм-менеджментом, неумением планировать и приоритизировать параллельные потоки. Поэтому лучше не возводить культуру переработок в статус нормы».
(Директор по маркетингу компании «Сберсервис» Максим Чубак — о том, за что российский бизнес не любит трудоголиков).
Принципы тайм-менеджмента
Различные виды деятельности. Необходимо чередовать виды деятельности и избегать монотонности действий.
Нюансы
Популярные техники и методы тайм-менеджмента:
Принцип Парето. Согласно нему, 20% наших дел приносят 80% результата, остальные 80% дел приносят всего 20% результата. Поэтому стоит определить, какие дела и задачи самые важные, и сфокусироваться на них.
Закон Паркинсона. Работа будет заполнять все сроки, отведённые на неё. Из этого закона вытекает важное правило тайм-менеджмента — устанавливать дедлайны.
«Система 25 минут». Выполняйте работу в течение 25 минут, не отвлекаясь на посторонние факторы, а после сделайте перерыв в 5 минут. Затем повторите цикл ещё несколько раз и дайте отдохнуть себе 30 минут. Это помогает разбить монотонную работу на части.
История возникновения тайм-менеджмента началась примерно 2000 лет назад. Мыслитель из Рима Луций Анней Сенека предложил разделить время на:
Именно Сенека впервые предложил записывать на бумагу все необходимые дела. Так он анализировал полезность дня и оценивал, насколько был загружён полезными и продуктивными делами.
Тайм-менеджмент: как управлять временем
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.
В современности тайм-менеджмент стал одной из необходимых практик продуктивных деловых людей. Благодаря информационным технологиям появляется множество инструментов автоматизации нашей работы и высвобождения времени на более важные задачи. Со своей стороны Calltouch вносит лепту в прогресс, разрабатывая сервисы наподобие Оптимизатора, который автоматизирует управление рекламными кампаниями, освобождая маркетологов от рутины. Инструмент для читеров, которые готовы доверить оптимизацию кампаний в Яндекс.Директ и Google Ads автоматизации.
Зачем нужен тайм-менеджмент
Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.
Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.
Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции в своём текущем общепринятом виде оформились примерно в одно время — 70-80-х годах 20-ого века в западных социальных науках.
Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.
Принципы тайм-менеджмента
В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие. Особый подход, у Брайана Трейси в его книге «Результативный тайм-менеджмент». Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, скорее всего, придумал что-то уникальное и неповторимое, почерпнув 80% из тех же источников.
Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту. Их вы наверняка встретите в любой книге, курсе и видео на YouTube, посвящённых тому, как начать что-то делать. Как правило, вы их смотрите вместо того, чтобы начать что-то делать.
Мотивация
Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?
Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:
Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.
Оптимизатор
Принцип планирования
Когда вы провели небольшую рефлексию по поводу того, где вы, чем занимаетесь, что и зачем собираетесь начать делать, наступает момент планирования. И это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.
То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь.
Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.
Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе. Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.
Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.
Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.
Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.
Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.
Принцип структурирования
Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Да и нужно ли. Большое дело может занять много времени: планирование и декомпозиция на небольшие подзадачи позволит не терять общей картины и не опускать руки.
Принцип приоритетов
Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность
Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.
Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:
Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.
Рациональный подход к привычкам
Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?
Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям:
Курите? Бросьте. Сэкономите время, деньги и здоровье. Вред курения доказан. Бесконечные перекуры и прерывания содержательной работы только пожирают время. Научитесь делать «перекуры» без сигареты, и хотя бы в полтора-два раза реже. Привыкли подолгу проводить время в душе по утрам? Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.
Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент.
Приобретите привычку к планированию. Скачайте приложение для учёта и планирования на смартфон или используйте то, что всегда под рукой. Так вы будете помнить о распорядке и выработает дисциплину. Полезно планировать покупки, экономя время, вести семейный бюджет и контролировать персональную эффективность.
Пространство для манёвра впечатляет. Например, высвободить время помогает ограничение времени, проводимого в социальных сетях, за проверкой почты или чтением новостей.
Тайм-менеджмент против переработок и стресса. Базовые принципы и инструменты управления временем
Мы все живем под давлением надвигающихся дедлайнов и незакрытых списков дел. К счастью, есть способ взять контроль над своим временем и повысить продуктивность, при этом избежав выгорания.
Не бойтесь — тайм-менеджмент не про то, чтобы сделать каждый момент жизни технично-рациональным. На самом деле наоборот: вы выстраиваете расписание под себя и работаете более продуктивно, не забывая про личную жизнь. Расскажу, как этого добиться.
Содержание
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это собирательный термин для разных техник, инструментов и стратегий, которые помогают структурировать график и управлять рабочими и личными процессами. Ключевые стратегии тайм-менеджмента — работа по графику и достижение целей — повышают производительность и помогают чувствовать себя успешнее.
Тайм-менеджмент помогает управлять своим временем, и в том числе наконец избавиться от хронического недосыпа из-за переработок. Его смысл — работать не больше, а продуктивнее.
Зачем нужен тайм-менеджмент
Если не хватает времени на качественный отдых и восстановление, человек находится в состоянии постоянной усталости. Такое состояние плохо сказывается на продуктивности, повышает уровень гормонов стресса и приносит постоянную неудовлетворенность результатами. Тайм-менеджмент поможет снизить влияние стресса и повысить продуктивность.
Тайм-менеджмент для работы в команде
Тайм-менеджмент в командной работе позволяет достигать измеримых успехов и грамотно распределять задачи. Гораздо легче избегать лавины неожиданных задач, если все идет по графику, обсуждается и приоритизируется.
Постоянные срывы сроков, бесконечные встречи, звонки и метания между задачами — самые частые пожиратели времени в любой корпоративной культуре. Но с этими проблемами встречаются и небольшие агентства. Управление временем поможет бороться с такими пожирателями и умело распределять время, ответственность и интеллектуальный ресурс внутри команды.
Тайм-менеджмент для фрилансеров и предпринимателей
Назначение дедлайнов самому себе — коварная задача. Методы тайм-менеджмента в этом случае помогут набраться уверенности в себе, выбрать нормальное место для работы и поддерживать мотивацию, а главное — не выгорать.
Работа на себя — это всегда большое давление и ответственность: нет предсказуемого расписания, поддержки команды и работодателя, регулярных выплат. Тайм-менеджмент поможет научиться гибкости, дисциплине и балансу — качествам, которые нужны любому независимому специалисту.
Тайм-менеджмент для учебы и саморазвития
Освободить время для учебы всегда нелегко. Управление временем поможет вам создать уверенный баланс между обучением и остальной занятостью. Например, если сложно учиться после рабочего дня — попробуйте поэкспериментировать с расписанием. Может, вам больше понравится смотреть лекцию отрывками в течение дня, или вообще посвятить обучению утро, а не вечер.
Теперь давайте поближе познакомимся с некоторыми принципами, стратегиями и техниками тайм-менеджмента, которые помогут легко справляться с задачами и не сходить с ума.
Автоматизация email рассылок
Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.
Основы тайм-менеджмента
Прокрастинация и недостаток самоорганизации настигают нас во множестве форм и ситуаций. Научитесь распознавать и уничтожать их все с помощью универсальных принципов тайм-менеджмента.
Это первые шаги к качественному управлению временем, которые можно внедрить в свой рабочий процесс. Для некоторых из них есть специальные программы и приложения, которые мы рассмотрим дальше.
А вот несколько опасных моментов, о которых нужно помнить.
Восемь популярных техник тайм-менеджмента
Собрали самые популярные и действенные техники, с которыми вам следует познакомиться. Попробуйте и определите, какая из них лучше подойдет под ваш характер и стиль работы.
Канбан
Доска с карточками, которая помогает визуализировать работу и отслеживать прогресс по перемещениям задач через этапы. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами. Канбан-приложения дают прозрачный учет времени: большинство из них показывает время нахождения каждой задачи на любом из этапов и у каждого из исполнителей.
Канбан-режим есть во многих приложениях для тайм-менеджмента, дальше в статье мы рассмотрим некоторые из них. Карточки легко менять под себя, переименовывать, наполнять информацией и помечать.
Пример канбан-доски, сделанной в Trello
Доска обычно отражает один проект, а карточки — отдельные задачи. Отдельные доски лучше делать простыми, чтобы не усложнять вид, например, разделить этапы на «Нужно сделать», «В процессе», «На проверке», «Готово». Если нужно более сложная иерархия, ее лучше настроить через связь между отдельными досками.
Матрица Эйзенхауэра
Эта система планирования времени помогает ранжировать задачи по срочности и важности. С помощью матрицы Эйзенхауэра легко решить, нужно ли вам делать задачу сейчас или лучше ее делегировать или отложить.
Стандартная матрица выглядит так: квадрат, поделенный на четыре части, со шкалами срочности и важности.
Пример матрицы Эйзенхауера
В итоге все ваши задачи разделятся на четыре категории:
Все поступающие задачи сразу анализируйте по этой матрице и сразу записывайте в ежедневник, календарь или тот список, который вы ведете. Можно записывать прямо в матрицу, а позже распределять из нее. Главное — сразу определить приоритет каждой задачи.
Помидорная техника
Используйте таймер, чтобы разделить рабочее время на интервалы с короткими перерывами. После четвертого интервала возьмите перерыв подлиннее. Традиционно в помидорной технике используется рабочий интервал в 25 минут и перерывы по 5 минут — теоретически это идеальные периоды, чтобы не терять концентрацию внимания. Но вы можете настроить для себя любые длительности, которые вам удобны.
Мобильное приложение Focus To-Do, основанное на помидорной технике
Необязательно использовать промежутки 25 и 5 минут. Например, согласно исследованиям специалиста по сну Натана Клейтмана, рабочий промежуток может занимать 90 минут — за это время бодрствующий мозг проходит период постепенно снижающейся активности и нуждается в 30-минутном отдыхе.
Если вы не любите прерываться, чтобы не терять настрой, то смотрите следующие техники из нашего списка.
Техника Flowtime
Выберите одну задачу и зафиксируйте время начала работы над ней. Не ставьте таймер, делайте перерывы по необходимости. Эта техника требует большей дисциплины, чем помидорная, потому что вам нужно уметь различать усталость и лень.
Для flowtime подойдет любой трекер времени и даже простой листочек с ручкой. Отмечайте время старта, перерывов и окончания работы. Онлайн-версия трекера в этом случае будет более функциональна, потому что подсчитает все эти периоды автоматически.
Пример отслеживания временных затрат в Toggle
Такой трекинг поможет вам определить самые продуктивные и непродуктивные часы вашего рабочего дня, а также период времени, на котором вы можете сохранять концентрацию.
Таймбоксинг
Эта техника управления временем предполагает выделение четких временных слотов под задачу и соблюдение этих слотов в работе. Таймбоксинг — лекарство для прокрастинаторов, ведь придется подгонять себя и укладываться в сроки.
Таймбокс-расписание можно создать практически в любом календаре, который графически показывает длительность запланированных событий. Для обозначения слотов используйте разные цвета. Это поможет быстрее ориентироваться в созданном таймбокс-расписании.
Пример расписания, созданного в технике таймбоксинга
Один слот может длиться от 20 минут до нескольких недель, как вам удобно. Главное — когда он заканчивается, работа должна быть сделана. Если следовать слотам не получается, пересмотрите рабочий процесс и определите, почему — может, вы неправильно оценили силы или поставили слот на неудобное время, когда внимание рассредоточено.
Таймблокинг
В отличие от таймбоксинга, этот метод тайм-менеджмента сосредоточен на работе над задачей, а не на ее обязательном выполнении. Вы блокируете определенное количество времени и целиком посвящаете его задаче, не отвлекаясь на другие дела.
С таймблокингом в вашем расписании не будет хаоса: каждому занятию отведено свое время.
Схематичное изображение того, как выглядит хаотичное расписание и таймблокинг. Источник
Это простая, но мощная техника управления временем, особенно если вас постоянно что-то отвлекает от работы дома или в офисе. Просто запланируйте все перерывы, и даже послерабочий досуг, и дайте семье и коллегам знать, когда вас можно потревожить.
Техника Bullet journal
Записывайте все в один блокнот. В основе стандартного bullet journal лежит календарь и расписание на день, неделю и месяц. Но сюда также добавляются разделы для ваших идей, рисунков, графиков и таблиц — всего, что приходит в голову, что нужно запомнить, что вас вдохновляет. Это скрупулезный, но более захватывающий способ, чем обыкновенная скучная таблица.
Это необязательно должен быть ежедневник в прямом смысле. Можно завести электронную версию в каком-нибудь приложении и заносить в нее идеи и дела с разных устройств в течение дня.
Свой bullet journal вы можете вести так, как вам нравится: экспериментировать с разделами, подразделами, оформлением, наполнением. Это бесконечная система организации ваших мыслей, целей, планов и идей.
Съешь лягушку
Еще один убийца прокрастинации. Эта техника управления временем — про то, что самые сложные и неприятные задачи-«лягушки» должны быть сделаны первыми. Техника помогает прямо в начале дня почувствовать себя победителем и мотивирует на весь остаток работы.
Термин придумал в 2001 году известный спикер и автор бестселлеров Брайан Трейси. Он описал эту и другие техники в своей книге «Съешь лягушку! 21 способ научиться успевать».
Некоторые используют обратный метод: выполняют сначала все мелкие задачи, чтобы получить чувство удовлетворенности собой и освободить мозг для больших дел.
Бонус — метод двух минут. Полезная техника управления временем, которая помогает избежать лавины мелких дел. Правило простое — если дело требует меньше двух минут, сделайте его прямо сейчас.
Сервисы для тайм-менеджмента
Собрали сервисы и приложения для управления задачами, трекинга времени, ведения списков дел.
Сервисы для управления задачами
Пример карточек в Trello
Канбан-сервис для одиночек и команд. Простой интерфейс, подойдет для управления личными и рабочими делами. Бесплатно на команду любого размера при ограниченных функциях, платно от 10 долларов в месяц.
Пример канбан-системы в Asana
Проста, поэтому популярна наравне с Trello. Есть канбан-режим, todo-списки и таймлайны. Командам до 15 человек и на 1000 задач — бесплатно, далее от 11 долларов в месяц.
Канбан-доска, созданная в Jira
Идеально подойдет айти-командам, которые работают по agile-методикам, то есть разбивают работу над проектом на короткие спринты, чтобы вовремя реагировать на меняющиеся требования. В функционале: канбан и скрам-доски, таймлайны, есть автоматические отчеты по работе, обновляющиеся в режиме реального времени. Бесплатно для команды до 10 человек, далее от 7 долларов в месяц за пользователя.
Схематичный пример канбан-интерфейса в сервисе MeisterTask
Канбан-доска для личных и командных проектов. Есть предустановленные work flow, на которые можно сразу раскидать свои типовые задачи, или создать свою доску с нуля. Есть импорт данных из Trello и Asana. До трех проектов с неограниченным количеством участников — бесплатно, далее от 8,25 доллара в месяц.
Канбан-доска в сервисе Hygger
Приложение для командной работы. Кроме канбан-досок, есть таймлайны, календари, таблицы, todo-списки и графики. Прямо в проекте можно подсчитывать временные затраты и определять ценность задач по нескольким встроенным методикам.
Сервисы для учета задач
Список задач в приложении Any.do
Приложение для записи и напоминания о задачах. Создатели предлагают вести здесь план дел и учет расходов, составлять списки покупок, фильмов, книг и всего что угодно. Приложение есть для телефонов и компьютеров, можно синхронизировать свои девайсы и составлять общие списки на несколько пользователей. Удобная фича — синхронизироваться с почтой и превращать письма в задачи. Бесплатно на всех устройствах, но есть расширенная премиум-версия за 6 долларов в месяц.
Десктопный и мобильный интерфейс приложения Todoist
Еще один популярный задачник. Задачи здесь можно объединять в проекты и добавлять к ним подзадачи, назначать сроки исполнения и создавать уведомления, подключать коллег к процессу. Доступен вид стандартных todo-листов, а также карточек по канбан-системе. Бесплатно на 80 проектов и команду до 5 человек, далее от 3 долларов в месяц.
Демонстрация интерфейсов сервиса TickTick на разных устройствах
В TickTick есть возможность создавать задачи, формировать их в списки и папки, ранжировать по приоритету, помечать тегами. Календарь здесь доступен в целых пяти видах. Задачи можно создавать голосом или из входящих писем, работать над ними командой и отслеживать прогресс. Есть встроенный помидорный таймер и генератор белого шума, чтобы перекрывать отвлекающие звуки при работе. Приложением можно пользоваться бесплатно либо купить премиум, он обойдется примерно в 2,4 доллара в месяц.
Сервис для составления списков и хранения информации Notion
Мощный таск-трекер с простым дизайном и множеством функций. Его главное преимущество — кастомизация под каждого пользователя. Здесь есть шаблоны элементов, которые можно перетаскивать на страницу в каком угодно порядке, создавая практически лендинг. Благодаря такому подходу в Notion можно делать очень много: от банальных списков задач и сборника информации по проекту до базы знаний для команды, учета времени и бюджета.
Notion бесплатен для персонального использования, продвинутые и командные тарифы начинаются от 4 долларов в месяц.
Сервисы для трекинга времени
Трекинг времени в приложении TMetric
Классический трекер времени с функциями ручного добавления затрат и автоматического отслеживания времени, потраченного в онлайне. Для полноты картины можно заводить проекты и добавлять клиентов, чтобы вести учет времени по каждому отдельно, а заодно создавать счета на оплату согласно замерам времени в приложении.
Бесплатно при ограниченном функционале. Полная версия от 5 долларов за человека в месяц.
Приложение для подсчета временных затрат Toggl
Приложение от Toggl считает все ваше потраченное время автоматически: работу в программах и других приложениях, сколько вы провели на сайтах и на каких, и считает, сколько стоила ваша работа. Можно синхронизироваться с вашим обычным календарем и посмотреть, совпадают ли намеченные планы с реальностью. есть удобная функция для забывчивых: Toggle автоматически напоминает о действиях, которые вы обычно делаете в определенное время, например, подключиться к командному созвону.
Бесплатно для команд до 5 человек при ограниченной функциональности. Далее от 9 долларов в месяц за пользователя.
Тайм-трекинговый сервис Harvest
Этот трекер времени работает на «полуавтомате». Для начала работы нужно забить в него все свои проекты и/или типы занятости по ним, а дальше просто запускать и останавливать таймер. Можно установить цену работы и на ее основании автоматически формировать счета для клиентов. Интерфейс только на английском, зато есть приложения для десктопов под macOS и Windows, а также для мобильных под Android и iOS. Бесплатно на одного пользователя и два проекта, далее от 10 долларов в месяц за пользователя.
Сервисы для фокусировки внимания
Приложение для Chrome, которое блокирует отвлекающие сайты. Пользователь самостоятельно задает список сайтов и время, на которое их нужно заблокировать, так что отвлечься можно будет только в перерывах. При попытке зайти на заблокированный сайт на экране будет появляться оскорбительно-мотивирующая надпись с призывом вернуться к работе. Бесплатно.
Простейший веб-сервис, работающий по помидорной технике. Запускается без регистрации прямо в окне браузера. Настройте под себя размер и количество «помидорок», малых и больших перерывов, уведомления и принимайтесь за работу.
Помидорковый таймер
Текстовый веб-редактор с минималистичным интерфейсом — когда работаешь над текстом, панели инструментов становятся почти прозрачными, виден только текст. Из интересных функций: переключение на темную тему, несколько фоновых саундов из разряда «успокаивающий звук дождя», предпросмотр документа в виде веб-страницы. Есть все стандартные возможности оформления: выделение жирным и курсивом, цитаты, ссылки и картинки, маркированные и нумерованные списки. Есть сохранение и скачивание созданных документов, а при обновлении страницы весь набранный текст сохраняется.
Бесплатный, не нужно ничего скачивать или регистрироваться.
FocusFox
Тайм-менеджмент: что стоит запомнить
Тайм-менеджмент — это комплекс стратегий и техник по управлению временем, которые помогают сосредоточиться на задачах, работать продуктивнее и быть спокойней. Выберите технику, которая подходит вашему характеру и стилю работы, и начинайте с малого: проанализируйте свою продуктивность с помощью инструментов из статьи и понемногу начинайте концентрироваться на действительно важных задачах.
Помните: самая эффективная техника управления временем — та, которая избавляет вас от стресса, а не вгоняет в него.
Общение с клиентами также может быть затратным по времени, если не оптимизировать процесс. Регистрируйтесь в SendPulse и автоматизируйте свои рассылки: запланируйте цепочки писем, которые будут отправляться без вашего участия, и постройте чат-ботов, которые смогут решать базовые вопросы вместо вас.